Wat is GT connect?
GT Connect is een marktconforme telecommunicatiedienst van Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) Realisatie, mogelijk gemaakt door Atos. Deelnemers die aangesloten zijn bij GT Connect krijgen een modern communicatieplatform dat voor deelnemers niet alleen het spraakverkeer regelt, maar ook het nieuwe werken mogelijk maakt, onafhankelijk van de plaats of de tijd van de medewerkers.
Waarom helpt het gemeenten en gemeentelijke organisaties?
Elke gemeente of gemeentelijke organisatie, oftewel deelnemers, bedient de burgers en bedrijven uit haar gebied. De hedendaagse burger gaat mee met de digitale ontwikkelingen en deelnemers willen meegroeien met haar burgers. Daarnaast wordt de vraag vanuit medewerkers steeds groter om flexibeler te kunnen werken. Door te investeren in GT Connect sluit de dienstverlening van de deelnemers aan op bij de hedendaagse uitdagingen: moderne bereikbaarheid met verschillende contactvormen die burgers en bedrijven nu al gebruiken en nieuwe manieren van samenwerking, onafhankelijk van locatie en tijd. Door de kracht van de vele gemeenten te bundelen heeft de VNG een oplossing gerealiseerd die goedkoper is dan de huidige oplossingen van veel deelnemers en die nieuwe mogelijkheden biedt om bereikbaarheid te verhogen en nieuwe manieren van werken te faciliteren. GT Connect is een ‘cloud oplossing’. Dit heeft twee grote voordelen voor deelnemers: het onderhoud aan het systeem wordt volledig door Atos verzorgt, dit betekent dat deelnemers er geen omkijken naar hebben. Daarnaast is het platform constant in ontwikkeling, waardoor deelnemers een toekomstbestendig communicatieplatform krijgen dat meegaat met de moderne ontwikkelingen.
GT Connect voor de gemeente
Door mee te doen aan de gezamenlijke aanbesteding van overheidscommunicatie investeert de gemeente in de dienstverlening voor haar burgers. Deze oplossing genaamd GT Connect is een modern communicatieplatform ‘in de Cloud’ en helpt de gemeente in het realiseren van: moderne bereikbaarheid en verschillende contactvormen en nieuwe manieren van samenwerking, onafhankelijk van locatie en tijd. Met GT Connect is de gemeente volledig ‘future proof’.
GT Connect voor gemeentemedewerkers
Voor jou als medewerker betekent dit het faciliteren van een efficiëntere samenwerking en betere interne bereikbaarheid. Daarnaast stelt het jou in staat vanaf elke locatie contact te hebben met je collega’s en derden, waar en wanneer je dit wilt. Via ons communicatieplatform heb je alle kanalen die je nodig hebt beschikbaar op één plek (telefonie, chat, conferentie vergaderen en bestanden delen).
GT Connect voor burgers en bedrijven
Met GT Connect zorg je ervoor dat de dienstverlening voor de burger soepel en eenvoudig verloopt. Het biedt burgers en bedrijven in staat om op nagenoeg elke gewenste manier in contact te treden met de gemeente, en ervan verzekerd te zijn dat zijn of haar vragen snel en doelgericht beantwoord worden.
Update COVID-19
Beste Gemeente,
Nu het Corona-virus om ons heen grijpt en wij hier als organisatie, Gemeente en maatschappij de consequenties van ervaren, moeten wij hier samen actie op ondernemen.
Als Atos organisatie hebben wij de mogelijkheid om thuis te werken en zo de adviezen van de regering en RIVM op te volgen. Hierdoor kunnen wij zo goed als mogelijk de werkzaamheden voortzetten. Velen van u hebben die mogelijkheden straks ook, echter wij willen u deze mogelijkheid nu al aanbieden.
Ons gemeentelijke motto is Samen Leren – Samen Doen en dit brengen wij in de praktijk. De module Team Samenwerking uit de GT Connect aanbesteding bieden wij u de eerste drie maanden gratis aan, waarna deze overgaat in een subscriptie van €4,95 per user per maand. Bij gemeenten die in de toekomst deze dienst al bij Atos zullen afnemen, wordt dit omgezet na ondertekening van de Nadere Overeenkomst. Aangezien de adoptie zo snel mogelijk plaats moet vinden, stellen wij de nodige trainingsmaterialen beschikbaar. U kunt direct onderling bellen via WiFi/internet, samenwerken, documenten delen en vergaderingen starten en hieraan deelnemen. Mocht u andere IT-gerelateerde uitdagingen hebben, zoals het niet beschikbaar hebben van laptops voor al uw ambtenaars, dan is dit ook iets waarmee wij u kunnen helpen. Atos heeft een langdurige samenwerking met Dell. Zo kunnen wij u nu op korte termijn en voor zo lang het duurt hardware leveren om thuiswerken mogelijk te maken.
Hoe kunt u meedoen?
Mail naar annelies.tuinman@atos.net of uw accountmanager, dat u gebruik wilt maken van dit aanbod. U zult een korte vragenlijst toegestuurd krijgen en een verwerkingsovereenkomst. De verwerkingsovereenkomst moet AVG technisch ondertekend worden, omdat wij gegevens zullen verwerken. Let op, omdat wij u toegang geven tot Atos Private Cloud zijn al de juridische aspected reeds afgestemd voor andere grootschalige gemeentelijke contracten. Mocht u gebruik willen maken van het hardware aanbod, zal daarvoor een separaat traject opgestart worden.
Wij wensen u heel veel sterkte in deze moeilijke tijd en staan voor u klaar!
Annelies van Doorn – Tuinman
Market Lead Local Government
+316 109 77 461
De producten
Met GT Connect kunnen gemeenten naar de toekomst kijken. Het platform, met haar gecombineerde producten, biedt veel meer dan enkel telefonie. Het is een geïntegreerde telefonie, communicatie en collaboratie-oplossing voor zowel de interne samenwerking als met ketenpartners en burgers. Door deze combinatie wordt de bereikbaarheid van de gemeenten verhoogd, efficiënter samengewerkt en informatie-uitwisseling, bijvoorbeeld tussen het klantcontactcentrum en de dossierhouders, versneld.
Alle traditionele telefonie-functies; zoals voicemail, doorverbinden en groepschakelingen worden gecombineerd met chat, real time beschikbaarheid, samenwerkingsmogelijkheden en integratie op alle apparaten. Met welke producten we dit doen, leest u hieronder.
Telefonie
Dit is de vervanger van de traditionele PBX centrale bij de gemeente. Atos neemt het nummerplan van de gemeente over en beheert al het binnenkomend en uitgaand belverkeer.
Circuit
Circuit is de applicatie die het mogelijk maakt dat medewerkers kunnen bellen, vergaderen en samenwerken. De applicatie draait op alle systemen (Windows, Android, iOS en Mac). Met de app krijgen medewerkers zelf de mogelijkheid om hun bereikbaarheid in te regelen.
Hardware
Toestellen
Onze Unify CP600 toestel is ons moderne telefoontoestel dat rijkelijk uitgerust is. Zo bezit het toestel bijvoorbeeld Bluetooth connectiviteit om headsets draadloos te koppelen en zelfs NFC om draadloos aan te melden. Het toestel beschikt daarnaast over 6 programmeerbare toetsen, dat eventueel uitgebreid kan worden door een extra key module eraan te koppelen. Om telefoons te bestellen kunt u inloggen op de service portal van Atos, Neem hiervoor contact op met uw Atos projectleider
KCC
Onze KCC omnichannel software stelt deelnemers in staat om de binnenkomende contacten zo efficient mogelijk te regelen met behulp van wachtrijen en keuzemenu’s. Het is niet alleen mogelijk om belverkeer, maar ook e-mail, social media en andere communicatievormen (bijvoorbeeld webchat of chatbot) te integreren binnen de applicatie. Zo heeft de KCC medewerker alle contacten in één overzichtelijk scherm.
Hardware
Headsets
Bij het GT Connect programma kunt u ook extra headsets bestellen. Wij bieden standaard 2 varianten aan: de Jabra Evolve 65 en de Jabra Engage 65. De Jabra Evolve 65 is een moderne stereo koptelefoon met microfoon die draadloos via bluetooth verbonden kan worden met ons CP600 toestel, maar is ook te verbinden met uw computer door de meegeleverde bluetooth USB dongle. De Jabra Engage 65 is een stereo koptelefoon met microfoon die geleverd wordt met een docking station. Deze DECT koptelefoon heeft een bereik tot 100 meter, zodat u ook als u van uw werkplek weggelopen bent, nog steeds gesprekken kunt aannemen en afhandelen.
Fase 1: de voorbereiding
Om de Onboarding– en Migratiefase zo soepel mogelijk te laten verlopen is het goed om in de aanloopperiode hier naartoe vast een aantal zaken voor te bereiden. Denk hierbij aan het maken van beleidskeuzes, bijvoorbeeld rondom telefonie en de digitale werkplek die van invloed zijn op de af te nemen GT Connect diensten. Indien gewenst kan Atos hierbij begeleiden. Ook op technisch vlak zijn er randvoorwaarden die een optimale overstap bevorderen. Meer informatie over dergelijke GT Connect Aansluitvoorwaarden kunt u teruglezen op het Deelnemersportaal.
Fase 2: de onboarding
Deze fase starten we met een kick-off waarbij zowel uw projectteam als het Atos-team aanwezig is. In deze sessie lichten we de diverse activiteiten toe die benodigd zijn voor een succesvolle migratie en zorgen we dat de ‘’neuzen dezelfde kant op staan’’. Belangrijke eindproducten van deze fase zijn de oplevering van een Project- en migratieplan, een training- en communicatieplan en het tekenen van de Nadere Overeenkomst (NOK) en de Verwerkersovereenkomst, waarmee de afname van de diensten definitief wordt. Verdere inhoudelijke informatie over de activiteiten in de Onboarding fase is terug te vinden in het filmpje ‘’GT Connect Onboarding & Migratie’’
Fase 3: de migratie
In deze fase wordt de organisatie gereed gebracht voor de overstap. Alle technische voorwaarden worden gerealiseerd en de gebruikersgroepen worden conform het eerder opgestelde plan getraind. Ook wordt de daadwerkelijke overstap op basis van de afspraken in het Migratieplan en een voor de Gemeente gunstig moment in deze fase een feit. Verdere inhoudelijke informatie over de activiteiten in de Onboarding fase is terug te vinden in het filmpje ‘’GT Connect Onboarding & Migratie’’
Fase 4: nazorg
In de dagen na de overstap gaat de Nazorg van start. Dit is een periode van vier weken. Aan het begin van deze periode spreken we van intensieve zorg. De eerste twee dagen na de overstap is Atos nadrukkelijk aanwezig en beschikbaar voor eventuele vragen en technische ondersteuning. Op deze manier kunt u er zeker van zijn dat uw medewerkers voldoende begeleiding krijgen in die eerste cruciale dagen!
Als communicatieplatform heeft GT Connect raakvlakken met nagenoeg alle onderdelen van de gemeente of organisatie. Hierdoor zijn, zowel gedurende het project als daarna, veel aanvullende diensten denkbaar waarbij Atos ondersteuning kan bieden.
Hieronder volgen enkele onderwerpen waarin we een basistraining, workshop, werksessie of intensief maatwerktraject kunnen volgen. Deze ondersteuning kunnen wij altijd aanbieden, zowel voor, tijdens en na de uitrol van GT Connect in uw organisatie.
Ondersteuning bij de voorbereiding en/of implementatie
- Trainen van medewerkers in het gebruik van Circuit of de Klantenservice-applicatie.
- Wi-fi- of Netwerk check ter voorbereiding van het traject.
- Ondersteuning bij de software en/of hardware keuze: moet onze organisatie al over naar mobile-only?
- Workshops over de mogelijkheden van nieuwe media en hun invloed op het contact met de burger of klant.
- Advies bij het formuleren van een (nieuw) beleid of toekomstvisie, bijvoorbeeld omtrent bereikbaarheid, samenwerken, communicatie of digitalisering van het werkplek aanbod.
- Welke afspraken maken we omtrent het gebruik van GT Connect en andere applicaties.
Digitalisering van de werkplek
- Hoe gebruik ik de nieuwe mogelijkheden van GT Connect in combinatie met onze andere toepassingen (Office365, MSTeams, koppeling met Exchange/Outlook)?
- Wat kan Circuit ons brengen als samenwerkingstool? Hoe laat ik dat landen in de organisatie?
- Hoe zorg ik dat mijn medewerkers de nieuwe mogelijkheden van GT Connect optimaal benutten?
- Wat betekent GT Connect voor onze manier van (samen)werken? Welke veranderingen vraagt dat?
- Wat is de ervaring van de medewerkers in de organisatie nu? Hoe kan ik dit doorlopend meten en gebruiken om de tevredenheid te verhogen?
- Hulp bij de keuze voor andere werkplektooling, zoals kennisbanken, CMS systemen of zaaksystemen.
Optimalisatie van het Klantcontactcentrum
- Hoe zorg ik ervoor dat de overgang naar GT Connect soepel verloopt binnen mijn KCC? Verschillende medewerkers, verschillende trainingsbehoeften.
- Hoe richt ik mijn KCC zo in dat ik de nieuwe mogelijkheden van GT Connect optimaal benut?
- Hoe ga ik om met Facebook, Twitter, Whatsapp? Hoe ontwikkel ik een omnichannel strategie?
- Hoe past een chatbot hierin? Ik wil een chatbot inzetten. Waar/hoe begin ik?
- Hoe stel ik burgers en bedrijven centraal in mijn KCC aanpak? Hoe vertaal ik dit naar de mogelijkheden van GT Connect?
- Hoe past de applicatie in de huidige informatie-inrichting, bijvoorbeeld met een kennisbank en social-media systeem als Obi4wan?
Integratie van GT Connect met mijn huidige systemen
- Wat is de relatie tussen GT Connect en ons gemeentelijk zaaksysteem?
- Hoe kan GT Connect ons gemeentelijk zaaksysteem versterken?
- Hoe sluit ik (de processen in) mijn zaaksysteem goed aan op de communicatiemogelijkheden van GT Connect?
- Hoe ziet de optimale inrichtingsmix van GT Connect en ons zaaksysteem eruit?
- Hoe past de applicatie in de huidige informatie-inrichting, bijvoorbeeld met een kennisbank en social-media systeem als Obi4wan?
- Hoe koppel ik GT Connect met de Exchange agenda’s van mijn medewerkers en welke gevolgen heeft dit?
- Welke andere API koppelingen zijn nuttig voor mijn organisatie en wat zijn de gevolgen voor de organisatorische inrichtingen?
Voldoet mijn organisatie aan de AVG en BIO
- Hoe zorg ik ervoor dat ik met invoering van GT Connect BIO- en AVG-proof ben?
- Wat betekent GT Connect voor AVG?
- Wat betekent GT Connect in relatie tot de BIO?
- Hoe geef ik de zekerheid dat ik voldoende beveiligd ben aan mijn klanten, aan mijn management en aan mijn andere stakeholders?
- Hoe zorg ik dat ik compliant ben en blijf in de toekomst?
- Wat is nu goed genoeg voor mijn management-systeem?
Uw vraagstuk
Uiteraard kunnen we u ook altijd helpen bij andere wensen. Neem hiervoor contact op met uw accountmanager bij Atos of VNG.
GT connect en Microsoft Exchange
Standaard bij de dienst inbegrepen zit de koppeling met Microsoft Exchange. Dit betekent dat de medewerker bijvoorbeeld in Outlook kan zien of zijn collega telefonisch beschikbaar is. Ook biedt dit de mogelijkheid om de agenda’s te koppelen tussen Circuit, Outlook en de Klantenservice-applicatie Comdesk.
Het koppelen met exchange en bijhouden van de agenda en afspraken door medewerkers is niet alleen een technische koppeling, maar vereist ook een bepaalde mate discipline van uw medewerkers. Als aanvullende dienst is het mogelijk om hier een serie workshops over te geven. Zie ook het tabblad aanvullende diensten’ op deze pagina
Integratie met uw zaaksysteem
Heeft u reeds een zaaksysteem waarin u het contact met uw burgers bijhoudt? Dan heeft u waarschijnlijk geen zin om een separate administratie bij te houden naast dit zaaksysteem. Goed nieuws, u kunt uw zaaksysteem integreren met de KCC-module van GT Connect zodat u realtime beschikt over klantcontact gegevens voor het verlenen van service op maat!
GT Connect en integratie met Teams
GT Connect geeft u de mogelijkheid via een API te integreren met MS Teams zodat u beide tools in samenhang kunt gebruiken. Het gaat hier om een volledige ondersteuning voor Office 365-integratie (Vcard, e-mail, agenda, Onedrive etc.). Deze benadering voldoet aan VNG RFP-vereisten. U heeft verder geen Microsoft E5 of E1 / E3 + telefoonsysteem / conferentielicenties nodig voor externe telefonie. U bschikt over eén nummerplan (dus eenvoudiger telefonie / PSTN-beheer). U heeft tot slot een flexibele keuze van voorkeursapparaat voor telefonie vanuit MS Teams-client (pc-softphone, bureautelefoon, smartphone of andere telefoon).
Webinars
Als onderdeel van GT connect nodigen wij gemeenten graag uit voor inspirerende en interactieve webinars om de gemeenten zo goed mogelijk te ondersteunen bij de voorbereiding, implementatie of uitvoering van het uitrollen van GT Connect.
Omdat elke gemeente zich in een andere fase van de uitrol bevindt, worden er verschillende webinars met verschillende onderwerpen gegeven.
Informeren wat is GT Connect
Cloud oplossing voor het verbeteren van de communicatie tussen de burger en de gemeente en de gemeentes onderling.
- Woensdag 6 mei 2020 / 14:00 – 14:30
- Woensdag 3 juni 2020 / 14:00 – 14:30
- Woensdag 1 juli 2020 / 14:00 – 14:30
Bespreken profielen GT Connect
Hoe werken de profielen binnen GT Connect en hoe pas ik dit toe op het abonnementen model en wat moet de gemeente dan kiezen.
- Vrijdag 8 mei 2020 / 14:00 – 15:00
- Vrijdag 5 juni 2020 / 14:00 – 15:00
- Vrijdag 3 juli 2020 / 14:00 – 15:00
Bespreken quick scan document
Voor een goede start van het onboarding en migratie project heeft het GT Connect team informatie nodig vanuit de gemeente. Dit wordt aangeleverd in het quick scan document, maar hoe moet u dit invullen? (duur 1 uur)
- Woensdag 13 mei 2020 / 14:00 – 15:00
- Maandag 18 mei 2020 / 14:00 – 15:00
- Woensdag 10 juni 2020 / 14:00 – 15:00
- Maandag 15 juni 2020 / 14:00 – 15:00
- Woensdag 8 juli 2020 / 14:00 – 15:00
- Maandag 13 juli 2020 / 14:00 – 15:00
Bespreken koppelvlakken
GT Connect staat niet alleen in het landschap van de gemeente. Daarom zijn er meerdere koppelvlakken. Welke zijn er en waar moet u rekening mee houden?
- Woensdag 20 mei 2020 / 14:00 – 15:00
- Woensdag 17 juni 2020 / 14:00 – 15:00
- Woensdag 15 juli 2020 / 14:00 – 15:00
Bespreken netwerk beoordeling template
Voor een perfecte beleving van GT Connect is het cruciaal dat het netwerk goed is ingeregeld. Maar hoe vult u de juiste gegevens in bij dit document?
- Dinsdag 26 mei 2020 / 14:00 – 15:00
- Dinsdag 23 juni 2020 / 14:00 – 15:00
- Dinsdag 21 juli 2020 / 14:00 – 15:00
Checklist OnBoarding & Migratie projectresultaten
Welke checklist zijn er voordat we beginnen met O&M en hoe moet dit document worden ingevuld? (In te vullen door Project leider)
- Donderdag 28 mei 2020 / 14:00 – 15:00
- Donderdag 25 juni 2020 / 14:00 – 15:00
- Donderdag 23 juli 2020 / 14:00 – 15:00
Nieuwsgierig geworden? Meld u dan nu aan!
Meld u heel eenvoudig aan door op onderstaande button te klikken. U kunt u dan aanmelden voor een webinar(s) naar keuze en ontvangt hier vervolgens een email bevestiging van.
Mocht u vragen hebben kunt u ons bereiken door een email te sturen naar GTConnect@atos.net.
Video’s
GT Connect doelstellingen
We willen blijven meegroeien met de burgers en de digitale ontwikkelingen. Flexibel werken wordt steeds belangrijker. Met de GT Connect dienstverlening optimaliseren we de communicatie tussen de gemeenten en de burgers en de burgers onderling. Hierdoor zorgen we voor een toekomstbestendig communicatieplatform.
Atos biedt daarvoor een gebruiksvriendelijk communicatieplatform dat gemeenten, teams en individuen in staat stelt effectief en efficiënt samen te werken, ongeacht de locatie en het tijdstip. Het resultaat is een transformatie van de manier waarop gemeenten, burgers, bedrijven en instellingen communiceren en samenwerken.
Atos heeft met het Unify Unified Communications platform een lange staat van dienst als leverancier van geïntegreerde omnichannel klant contactcentra (KCC), communicatie- en collaboratie-oplossingen. Atos is leidend in digitale transformaties en heeft veel ervaring met vergelijkbare transities voor toonaangevende klanten.
Atos kijkt er naar uit om samen met de gemeenten een volgende stap te zetten in de digitalisering van communicatie en daarmee gemeenten in staat te stellen om volop te profiteren van de mogelijkheden die moderne communicatiemiddelen bieden om effectiever en efficiënter samen te werken met burgers, bedrijven en instellingen.
Atos
Meer weten? Neem contact met ons op
Atos Expert
Marco de Jager
Atos Expert
Marc Schuller