Ervaring met digitale transformatie

Klanten aan het woord over de lessen die zij geleerd hebben rondom de digitale transformatie


Digitale Transformatie CIZ: Van Wordperfect naar Digitale Workflow

Door: Herman van den Tempel

Bijna 200.000 indicatieverzoeken per jaar. Dat is de hoeveelheid aanvragen die het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ) beoordeelt als poortwachter van de Wet langdurige zorg. Het CIZ heeft een bijzondere verantwoordelijkheid die veel gevolgen heeft voor mensen die behoefte hebben aan zorg. Een betrouwbaar informatie- en indicatiesysteem is hierbij cruciaal. Hiervoor gebruikt het CIZ Portero, dat zij samen met Atos heeft ontwikkeld. Dit systeem vervangt een systeem uit 1994, dat een samenvoeging was van 78 unieke systemen en 17 databases bevatte.

Overvolle archiefkasten

Cécile Andriessen, Regiomanager Zuidoost Nederland van CIZ, was nauw betrokken bij de digitale transformatie van haar organisatie. Toen zij in 1998 aan de slag ging bij het Regionaal Indicatie Orgaan (RIO) in Nijmegen was de indicatiestelling nog decentraal georganiseerd via 78 RIO’s in Nederland. Dat betekende dat elk kantoor voor hetzelfde doel verschillende registratiesystemen gebruikte. Cécile herinnert zich de overvolle archiefkasten met papieren dossiers nog goed. Het was de tijd dat er nog gewerkt werd met WordPerfect.

De overgang naar centrale indicatiestelling in 2005 markeerde het begin van de digitale transformatie. De RIO’s gingen op in het CIZ. Tijdens deze fusie werd gekozen voor één geautomatiseerd registratiesysteem: Gino. Dit systeem was vooral gebaseerd op managementoutput. Dat werkte volgens Cécile in het begin prima. “Maar als de wetgeving wijzigde of de begroting op Prinsjesdag anders uitpakte, moest het hele systeem worden omgebouwd.” Het CIZ moet voor indicatiestellingen kunnen varen op een foutloze registratie en juiste toepassing van wetgeving. Daarom besloot ze naast Gino een eigen registratiesysteem te ontwikkelen. In dit systeem – Portero – staan processen en gebruikers centraal. In samenwerking met de professionals van Atos, de IT’ers en informatiemanagers van het CIZ is het systeem volledig afgestemd op de workflow van het CIZ. Alle juridische regels zijn erin verwerkt en er is overal rekening mee gehouden.

De positieve ontwikkeling van Portero had als resultaat dat het systeem niet als back-up werd ingezet, maar eind 2013 leading werd in de digitale workflow van CIZ. Toen de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten in 2015 overging in de Wet langdurige zorg was Portero hier helemaal klaar voor.

Voor en door gebruikers

Portero is een registratiesysteem dat is gebouwd door en voor gebruikers. Updates en nieuwe ontwikkelingen op administratief en juridisch gebied worden in samenwerking met medewerkers doorgevoerd. CIZ hanteert hiervoor een Agile/Scrum-aanpak, wat het mogelijk maakt direct in te plannen en door te voeren. Het systeem wordt nog elke dag verbeterd en doorontwikkeld. Iedere drie weken is er een nieuwe release. Zo kunnen medewerkers die wijzigingen hebben doorgegeven meteen zien dat er iets mee gebeurt. Ook voor deze wijzigingen is een proces ingericht in de digitale workflow. Zo is in één oogopslag te zien wanneer wat wordt aangepast.

Lerende organisatie

Iedere nieuwe release heeft een specifiek thema, dat proces- of gebruikersgericht is. Denk aan ‘bezwaarprocedure’ of ‘minder klikken’. Zo verzamelt het systeem alle individuele verzoeken per thema. Het grootste voordeel van Portero zijn volgens Cécile de korte lijnen en de goede samenwerking van de eigen IT’ers en informatiemanagers met de mensen van Atos. Zij zijn aanwezig op de werkvloer en kennen de processen van het CIZ als hun broekzak. Door de betrokkenheid van interne en externe partijen, is het CIZ in staat Portero voortdurend te verbeteren en raakt zij nooit uitgeleerd.

Bezoek de website van CIZ

Meer weten?