Ako prebieha prechod na nový SAP

Ak premýšľate o modernizácii akýchkoľvek interných systémov, isto vám príde vhod stručný prehľad toho, čo môžete očakávať, respektíve toho, čo by ste mali požadovať od svojho implementátora. Každý z nasledujúcich krokov je overený dlhodobou dobrou praxou a pre úspech celého nasadenia je nevyhnutné prejsť všetkými týmito krokmi. Firmy, ktoré sa snažili niektoré fázy preskočiť alebo nevyčlenili pre svojich interných zamestnancov dostatok času na spoluprácu s implementátorom, sa obyčajne dostali do sklzu či dokonca problémov s nasadením nového systému. Aké kroky teda podniknúť, aby digitálna transformácia vašej firmy prebehla bezproblémovo?

1. Visioning
Úplne fundamentálne je najskôr dôkladne zmapovať potreby firmy ako celku, jednotlivých oddelení a kľúčových pracovníkov. „Následne porovnáme tieto potreby a požiadavky s reálnymi mantinelmi a stanovíme si, čo môžeme dosiahnuť,“ vysvetľuje Milo Georgievski, manažér divízie SAP služieb pre Českú republiku zo spoločnosti Atos, ktorá má na českom i slovenskom trhu bohaté skúsenosti; v ostatnom čase napríklad zaistila unikátnu implementáciu riešenia SAP S/4HANA na Microsoft Azure pre Zentivu.

Na stanovenie celkovej koncepcie si najskôr treba zodpovedať otázku – kam sa chceme dostať? Treba zvážiť, do akej miery možno zjednotiť už používané heterogénne systémy a stanoviť požadovanú budúcu mieru ich harmonizácie. „To znamená, že hoci jednotlivé oddelenia alebo pobočky môžu mať špecifické požiadavky, snažíme sa nájsť maximum spoločných menovateľov tak, aby sme vytvorili zastrešujúce riešenie prehľadné pre všetkých,“ upresňuje Georgievski.

Hoci napríklad daňový systém sa v rôznych štátoch líši, všetky finančné oddelenia vašej firmy, naprieč regiónmi, by mali mať maximálne harmonizovaný účtovný systém. Vďaka tomu budete môcť jednoduchšie analyzovať a porovnávať výkon vašich pobočiek a zároveň získavate i možnosť jednoduchšej mobility pracovníkov: pri transfere pracovníka trebárs z ČR na Slovensko by tak nemal byť problém rýchlo zamestnanca adaptovať – a to i vďaka povedomému používateľskému prostrediu.

2. Roadmapa
Ak už vieme, kam chceme dôjsť, môžeme si stanoviť za ako dlho a akým spôsobom sa do cieľa plánujeme dostať. Ďalej treba určiť rozdelenie celého procesu digitálnej transformácie na jednotlivé čiastkové projekty a v neposlednom rade kvalifikovane odhadnúť rozpočet.

3. Zostavenie tímu: organizational change management (OCM)
V tomto bode je predovšetkým zásadné nepodceniť nomináciu interných členov do tímu a vyčlenenie dostatočného množstva času, ktorý môžu projektu venovať. Funkčný model je externý poradca (implementátor) plus interný sponzor. Ideálnym sponzorom je člen top manažmentu firmy, ktorý má medzi zamestnancami prirodzený rešpekt a bude schopný presadiť zmeny dovnútra organizácie a zamestnancov pre ne získať. Súčasťou tímu sú ako ľudia z interného IT, tak predovšetkým zástupcovia biznisu a ďalej potom vedúci všetkých oddelení, ktoré so SAP pracujú (výroba, financie, HR a ďalšie). Určenie správnych osôb je úplne kľúčové pre úspech projektu. Najmä na začiatku treba, aby mali k dispozícii dostatok času. Preto je vhodné začať proces v období, ktoré nie je z pohľadu biznisu najvyťaženejšie, napríklad v čase letných dovoleniek.

Zo strany implementátora potom za hladký chod zodpovedá projektový manažér. Presadzovanie zmien v organizácii firmy v projekte prechodu na SAP S/4HANA bohužiaľ často podceňujú a nevyčlenia svojim zamestnancom dosť času. Tento proces však musí vychádzať z vnútorných potrieb firmy. Implementátor vás môže procesom previesť, konzultovať, ale rola interných osôb je úplne kľúčová. Stačí hoci len jedna preťažená osoba a celý postup sa v úzkom hrdle zablokuje.

4. Samotná digitalizácia, testovanie a nasadenie nových aplikácií
Na bezpečný a plynulý prechod je zásadné, aby bolo v rámci testovania vytvorených niekoľko verzií systému ešte pred samotným nasadením do prevádzky. Práve uponáhľané nasadenie do ostrej prevádzky môže spôsobovať problémy.

Dôležité je aj správne načasovanie nasadenia: nikdy nenasadzujeme v hlavnej sezóne či tesne pred ňou; pre väčšinu firiem je ideálne nasadenie v lete, napríklad počas celozávodnej dovolenky.

Zdá sa vám, že bude migrácia u vás vo firme príliš zložitá až skoro nemožná? Nebojte sa, dobrý partner vás celým procesom úspešne prevedie. Na konci vám bude odmenou náskok pred konkurenciou a celkovo efektívne riadenie firmy. Dobrým príkladom je trebárs nedávna migrácia farmaceutického giganta Zentivy.

Publikoval: engineering.sk