Zbaviť sa papiera nie je samoúčelné. Pomôže i pri GDPR

Papierový dokument je prenosný, univerzálny, netreba sa s ním učiť zaobchádzať a jednoduchšie sa s ním pracuje – znejú najčastejšie argumenty obhajcov tradičného spracovania dokumentov. Ich podiel nie je zanedbateľný. Svedčia o tom stohy papierov, šanóny a registračky plné dokumentov, s ktorými prichádzame do styku nielen v štátnych úradoch, ale i v súkromných firmách, bankách či iných inštitúciách. Neplatí to pritom len pre Slovensko.

Podľa analýzy spoločnosti Gartner priemerný zamestnanec ročne vytlačí 400 strán, podľa Forresteru sa zase denne vyrobí miliarda papierových kópií. Výhody papiera sa však končia, keď zrazu rýchlo potrebujete nájsť ten jeden dokument, ktorý ste predsa založili do tejto zložky…

Hľadanie strateného času

Iná štatistika, tentoraz od spoločnosti IDC, tvrdí, že bežný kancelársky zamestnanec strávi v priemere až 4,5 hodiny týždenne hľadaním dokumentov. Nahradiť dokument, ktorý sa stratí, pritom trvá ďalšie hodiny, nehovoriac už o strate dôvery zákazníka.

Je teda namieste digitalizácia? Odpoveď znie áno, aj. Samotná eliminácia papiera nestačí – firma, ktorá chce podstúpiť skutočnú digitálnu transformáciu, musí pozerať ďalej ako len na náhradu jedného média iným. Digitalizácia je len prvým krokom procesu, na ktorého konci je štandardizovaná, transparentná a auditovateľná správa celého životného cyklu dokumentov.

 

Dvakrát meraj

Predchádzať jej samozrejme musí analýza. Postupy a možnosti sa líšia v závislosti od veľkosti firmy a cieľa. Iné je, ak ide len o vytváranie elektronického archívu a iné, ak je cieľom napríklad evidencia pracovných postupov a výrobnej dokumentácie v priemyselnom podniku. Skúsený tím odborníkov dokáže zvážiť všetky pre a proti, aby bol prechod na nový systém nielen finančne výhodný, ale najmä bezbolestný.

Okrem hlavných kladov, ktorými býva údržba veľkého množstva dokumentov, archivácia dokumentácie, optimalizácia procesov či integrácia s inými informačnými systémami spoločnosti, môže dobrá analýza ukázať aj nové spôsoby, ako dáta využiť pre získanie ďalšej hodnoty pre firmu.

Po analýze zvyčajne nasleduje pilotný projekt na jednom type dokumentu, na ktorom sa proces otestuje. V závislosti od typu firmy to môžu byť napríklad došlé faktúry či objednávky. Pozor, digitalizácia neznamená len jednoduché skenovanie dokumentu a uloženie vo forme obrázku, ale i vyťaženie – pomocou moderných rozpoznávacích technológií sa z prijatého dokumentu automaticky vyčítajú štandardizovateľné dáta. S nimi sa dá vo firme ďalej pracovať, načítať ich do účtovných systémov, párovať ich s inými dátami a podobne.

 

Jedna verzia pravdy

Ak treba skladovať aj samotný papierový dokument, ten môže odísť do archívu – jeho fyzická prítomnosť už nie je nutná. Samozrejme, ukladanie elektronických dokumentov musí mať svoje pravidlá. Inak by sa mohlo stať, že firma bude v rovnakej situácii ako na začiatku – len nebude hľadať dokumenty po zásuvkách, zoraďovačoch a skrinkách ale po zložkách, diskoch a úložiskách v počítačoch.

Elektronické verzie dokumentov by preto mali byť indexované a obsahovať metadáta. Vyhľadávanie medzi nimi sa tak stane otázkou okamihu. Budú navyše prístupné všetkým zamestnancom podniku v rovnaký čas, pričom sa dodrží princíp jednej verzie pravdy.

Nastavenie prístupových práv zase zabezpečí, aby s dokumentmi mohli manipulovať len zamestnanci, ktorí majú oprávnenie, pričom každý zásah sa zaznamenáva a vytvára sa s ním nová verzia, aby originál zostal zachovaný. Dokumenty môžu byť proti neželaným zásahom chránené, napríklad zaručeným elektronickým podpisom či biometrickými podpismi pomocou tabletu.

Dokument v elektronickej podobe sa tak stáva základom pre automatizáciu pracovných procesov s nimi súvisiacich. Po splnení určitých podmienok putuje dokument po organizácii automaticky, čím sa zvyšuje produktivita práce a odbúrajú sa zbytočné prestoje.

 

GDPR pod kontrolou

Výhodou elektronickej správy dokumentov je úplný prehľad a starostlivosť počas ich celého životného cyklu. Kde sa dokument nachádza, čo sa s ním deje a kto s ním manipuloval, sa dá zistiť v každom okamihu. Od jeho príchodu do firmu, počas jeho využívania až po odchod do papierového i elektronického archívu a prípadnú skartáciu.

Firmy, ktoré už do transformácie svojej práce s dokumentmi investovali, majú zjednodušenú prácu napríklad pri zosúlaďovaní s novým európskym nariadením o ochrane osobných údajov (GDPR). V prípade, že zákazník požiada o vymazanie svojich dát, dá sa to overiteľne spraviť niekoľkými klikmi.

 

Článok vznikol so spoluprácou Miroslava Turčana, odborníkom na Document Management zo spoločnosti Atos IT Solutions & Services.

 

Článok publikovaný: pcrevue.sk