Jak probíhá přechod na nový SAP

Respektive toho, co byste měli požadovat po vašem implementátorovi. Každý z následujících kroků je ověřený dlouhodobou dobrou praxí a pro úspěch celého nasazení je nezbytné projít všemi těmito kroky. Firmy, které se snažily některé fáze přeskočit nebo nededikovaly svým interním zaměstnancům dostatek času na spolupráci s implementátorem, se obvykle dostaly do skluzu či dokonce obtíží s nasazením nového systému. Jaké kroky tedy podniknout, aby digitální transformace vaší firmy proběhla bezproblémově?

1. Visioning

Zcela fundamentální je nejprve důkladně zmapovat potřeby firmy jako celku, jednotlivých oddělení a klíčových pracovníků. „Následně porovnáme tyto potřeby a požadavky s reálnými mantinely a stanovíme si, čeho je možné dosáhnout,” přibližuje Milo Georgievski, manažer divize SAP služeb pro Českou republiku ze společnosti Atos, která má na českém trhu bohaté zkušenosti, v poslední době například zajistila unikátní implementaci řešení SAP S/4HANA na Microsoft Azure pro Zentivu.

Abychom mohli stanovit celkovou koncepci, je nejprve nutné zodpovědět si otázku – kam chceme dojít? Je třeba zvážit, do jaké míry lze sjednotit již používané heterogenní systémy, a stanovit požadovanou budoucí míru jejich harmonizace. „To znamená, že přestože jednotlivá oddělení nebo pobočky mohou mít specifické požadavky, snažíme se najít maximum společných jmenovatelů tak, abychom vytvořili zastřešující řešení přehledné pro všechny”, upřesňuje Georgievski. Například ačkoliv se daňový systém v různých státech liší, všechna finanční oddělení vaší firmy, napříč regiony, by měla mít maximálně harmonizovaný účetní systém. Díky tomu budete moci snáze analyzovat a porovnávat výkon vašich poboček a zároveň získáváte i možnost snazší mobility pracovníků: například při transferu pracovníka z ČR na Slovensko neměl být problém rychle zaměstnance adaptovat – a to i díky povědomému uživatelskému prostředí.

2. Roadmapa

Víme-li už, kam chceme dojít, můžeme si stanovit, za jak dlouho a jakým způsobem se do cíle hodláme dostat. Dále je třeba stanovit rozdělení celého procesu digitální transformace na jednotlivé dílčí projekty a v neposlední řadě kvalifikovaně odhadnout budget.

3. Sestavení týmu: organizational change management (OCM)

V tomto bodě je především zásadní nepodcenit nominaci interních členů do týmu a dedikování dostatečného množství času, který mohou projektu věnovat. Funkční model je externí poradce (implementátor) plus interní sponzor. Ideálním sponzorem je člen top managementu firmy, který má mezi zaměstnanci přirozený respekt a bude schopen změny prosadit směrem dovnitř organizace a zaměstnance pro ně získat. Součástí týmu jsou jak lidé z interního IT, tak především zástupci byznysu a dále pak vedoucí všech oddělení, která se SAP pracují (výroba, finance, HR a další). Dedikování správných osob je zcela klíčové pro úspěšnost projektu. Zejména ze začátku je třeba, aby měly dostatek času k dispozici. Proto je vhodné zahájit proces v období, které není z pohledu byznysu nejvytíženější, například v době letních dovolených.

Ze strany implementátora pak za hladký chod zodpovídá projektový manažer.

Přesazování změn v organizaci, které z projektu přechodu na SAP S/4HANA firmy bohužel často podceňují a nededikují svým zaměstnancům dost času. Tento proces nicméně musí vždy vycházet z vnitřních potřeb firmy. Implementátor vás může procesem provést, konzultovat, ale role interních osob je naprosto klíčová. Stačí i jen jedna přetížená osoba a v úzkém místě se celý postup zadrhne.

4. Samotná digitalizace, testování a nasazení nových aplikací

Pro bezpečný a plynulý přechod je zásadní, aby v rámci testování bylo vytvořeno několik verzí systému ještě před samotným nasazením do provozu. Právě uspěchané nasazení do ostrého provozu může způsobovat potíže.

Důležité je také správné načasování nasazení: nikdy nenasazujeme v hlavní sezoně či těsně před ní, ideální je pro většinu firem nasazení v létě, například během celozávodní dovolené.

Zdá se vám, že bude migrace u vás ve firmě příliš složitá až skoro nemožná? Nebojte, dobrý partner vás celým procesem úspěšně provede. Na konci vám bude odměnou náskok před konkurencí a celkově efektivní řízení firmy. Dobrým příkladem je například nedávná migrace farmaceutického giganta Zentivy. O jejím úspěšném přechodu na Microsoft Azure si můžete přečíst v dalším článku, který vyjde 16. srpna 2021.

O Atos

Atos je globálním lídrem v digitální transformaci se 110 000 zaměstnanci a s ročním obratem ve výši 12 miliard EUR. Skupina, která je evropskou jedničkou v oblasti kybernetické bezpečnosti, poskytování cloudových služeb a výpočetní techniky s vysokým výkonem, poskytuje end-to-end řešení na míru pro všechna průmyslová odvětví v 73 zemích. Společnost Atos, průkopník v oblasti dekarbonizačních služeb a produktů, se zavázala k bezpečné a dekarbonizované digitální verzi pro své klienty. Atos působí pod značkami Atos a Atos|Syntel. Atos je SE (Societas Europaea), kótovaná na CAC40 akciovém indexu v Paříži.

Cílem společnosti Atos je napomáhat ve vytváření budoucnosti informačních technologií. Svými odbornými znalostmi a službami podporuje rozvoj vědomostí, vzdělávání a výzkumu multikulturním přístupem a přispívá k rozvoji vědeckotechnické excelence. Atos na celém světě umožňuje svým zákazníkům a zaměstnancům, jakož i členům společností, aby žili, pracovali a rozvíjeli se udržitelně v bezpečném informačním prostoru.

zdroj: lupa.cz