Dans les collectivités, la dématérialisation s’accélère

Les collectivités territoriales se sont engagées depuis plusieurs années sur la voie de la dématérialisation via la mise en place notamment de systèmes de gestion électronique de documents (GED), support à l’automatisation des processus. En plaçant documents et processus au cœur de leur démarche opérationnelle, les collectivités souhaitent maitriser de bout en bout le cycle de vie du document et gagner ainsi en efficience et qualité de service.

Aujourd’hui, les collectivités sont confrontées à une double problématique : concilier restrictions budgétaires et accroissement des services rendus aux citoyens : la dématérialisation constitue dans ce contexte un levier fort de développement.

Un nouvel élan pour les projets de dématérialisation

Les orientations gouvernementales de modernisation de l’action publique et les nouvelles obligations réglementaires sont l’occasion d’un nouvel élan pour les projets de dématérialisation. Engagée depuis 2010, la dématérialisation de la procédure de passation des marchés publics s’intensifie avec l’obligation de recevoir les factures électroniques à partir du 1^er janvier 2017 et la perspective d’une dématérialisation complète en 2018. La généralisation du protocole PES v2, qui régit les flux comptables et financiers se poursuit avec la dématérialisation complète des pièces comptables et justificatives à partir de 2017.

« Ces obligations poussent les collectivités à élargir leur approche. Alors que la dématérialisation a longtemps été abordée de façon fragmentée, la mise en place de plateformes transverses permet de répondre de manière globale aux enjeux de la collectivité. »

Première étape, la mise en place d’une GED permet de maitriser et gérer la production numérique. Dans une optique 100% dématérialisée, certificat et signature électroniques deviennent indispensables. Dès lors, la conservation des données numériques dans un format stable et pérenne - l’archivage à valeur probante – est un enjeu majeur : la collectivité doit se doter d’un Système d’Archivage Electronique (SAE), propre ou mutualisé.

Une dynamique forte est à l’œuvre actuellement dans le domaine de l’archivage, à travers plusieurs initiatives de l’état. Les Archives de France dans le cadre du projet AD-ESSOR (soutien financier et conseil aux collectivités), souhaitent accélérer le déploiement de services d'archivage numérique. L’État a lancé en mars 2015 le programme interministériel VITAM pour le développement d'un outil logiciel open source d’archivage électronique.

L’open Source accélère la dématérialisation

Coté solutions, la tendance amorcée depuis plusieurs années s’est confirmée, l’open source s’est largement répandu et les solutions Alfresco (GED) et as@lae (SAE) semblent aujourd’hui faire consensus. La volonté de partage et d’optimisation des investissements portée par l’open source s’illustre dans une autre tendance du moment : le développement de projets mutualisés.

Atos accompagne aujourd’hui un groupement de collectivités pionnier de cette mouvance. La démarche est remarquable dans son ambition de bâtir une plateforme de SAE complète, mutualisée et industrialisée garantissant fiabilité, modularité et étendue fonctionnelle maximale. Lancé en 2012, ce projet constitue une référence en termes de méthode (Agile), de technologies (standards du monde du libre, Alfresco, as@lae et briques complémentaires) et de périmètre fonctionnel cible. Assurément un exemple à suivre.