Переход на электронный документооборот: подводные камни и пошаговая инструкция

Переход на ЭДО может облегчить работу, а может стать проблемой. Яна Шабанова, директор по глобальной операционной деятельности Atos в России, рассказала РБК.Pro об основных ошибках компаний.

Очень многие компании уже частично или полностью перешли на ЭДО. Некоторые начали с внешнего документооборота (обмена счетами, актами, договорами). Какие-то компании внедрили внутренний кадровый электронный документооборот и автоматизировали процесс согласования документов.

Но чтобы полностью осуществить переход на электронный документооборот всех отраслей, необходима законодательная база, которая сейчас только формируется.

Как ЭДО помогает экономить

Усредненные затраты компании на отправку документов заказчикам, контрагентам, между своими офисами - около 1,5 тыс. руб. в день. В некоторых случаях даже больше. На первый взгляд, в масштабах бизнеса это немного, но если суммировать их для более длительного периода, получается уже довольно крупная сумма. Часто компаниям необходимо пересылать документы дважды в день в течение 22 рабочих дней. Это означает, что нужно тратить на этот 66 тыс. руб. в месяц или 792 тыс. руб. - в год. И речь идет только о стандартной пересылке и расходах на логистику.

Если же в расчеты включить еще расходы на канцелярию (бумагу, принтер, картриджи, папки, стикеры и т.п), то для компании среднего размера расходы на эту статью могут составлять до 2 млн руб. Напомню, что это средний расчет без учета таких факторов, как ошибки в документах, разнообразные проблемы с доставкой (заблудившиеся курьеры, неблагоприятные погодные условия и т.п.).

Иными словами, традиционный документооборот – довольно затратная часть бюджета компании. По некоторым оценкам, в среднем компания тратит на это 3-5% своей прибыли на обмен документами.

Электронный документооборот помогает экономить бумагу, упаковочные материалы, затраты на пересылку документов по почте или с помощью курьеров. ЭДО также снижает вероятность потери документов, оптимизирует время для их подписания и согласования, а сам процесс становится более прозрачным. При грамотном использовании электронный документооборот значительно снижает  бюрократическую и нагрузку на контрагентов.

Электронный документооборот не только сокращает затраты (он может сократить издержки компании более чем на 50%), но и в каком-то смысле даже делает условия труда сотрудников более благоприятными, так как упрощает коммуникацию между ними. Это значит, что компания становится более мобильной. Кроме того, доступ к документам в электронной системе документооборота удобнее, все структуры компании могут работать в едином информационном пространстве, а это положительно влияет на скорость согласований и принятие решений.

Сейчас все сферы бизнеса, а также органы власти, постепенно переходят на ЭДО. Многие услуги уже можно получить удаленно. Государство оказывает поддержку предприятиям, переходящим на ЭДО. Поэтому если раньше тренд касался лишь крупных городов, то теперь начинает охватывать более мелкие.

Чем ЭДО отличается от автоматизации

У некоторых компаний внедрение системы ЭДО вызывает трудности. И если не получается их решить, они продолжают вести документооборот в бумажном виде. Но пользоваться ЭДО не так сложно. Главное — запомнить основные моменты.

  1. Не столь важно, какое приложение вы выберете для ЭДО

Существуют разные системы - и по стоимости, и по наполнению. Важно, какой бизнес-процесс вы туда перенесете. Пока вы с этим не разберетесь, система вряд ли будет работать исправно. Сначала необходимо разобраться с этим. Затем - наладить процесс и назначить ответственных за каждый этап. Правильно сформированные функциональные требования к сотрудникам — это уже 80% успеха внедрения ЭДО. Получив четкие инструкции, сотрудники смогут избежать недопониманий и ошибок.

  1. Не следует путать систему электронного документооборота с автоматизацией или оптимизацией бизнес-процессов 

На первый взгляд, эти процессы очень похожи, поскольку они способствуют уменьшению ручного труда, разгружают сотрудников от рутинных задач. Но если при автоматизации система все выполняет сама, то в ЭДО она лишь помогает с отправкой документов, а сотрудники все равно сами составляют и подписывают их. Стоимость ввода этих систем в работу тоже разная: алгоритмы автоматизации задач (от email-рассылок до организации работы сложных B2B-маркетплейсов) стоят намного дороже, чем переход от бумажного документооборота в электронный.

Несомненно, в процессе использования системы ЭДО различные приложения помогут автоматизировать документооборот, увеличить скорость подписания и обработки документов. Но автоматизация – отдельный проект, а не способ перехода аналогового документа в цифру, ей стоить отдельно уделить внимание.

Алгоритм перехода на ЭДО

Шаг 1. Проанализировать документооборот в компании и определить перечень документов, которые необходимо перевести в электронный формат.

Шаг 2. Уведомить лиц, принимающих решения, о новых бизнес-процессах и согласовать их с отделами компании. Чтобы избежать ошибок в формировании функциональных требований, лучше пригласить для консультации специалистов по ЭДО либо пройти открытые курсы по его внедрению и эксплуатации.

Шаг 3. Определиться с провайдером. Существуют десятки платформ для организации ЭДО. Принимая решение о том, какую из них выбрать, нужно руководствоваться:

  • собственными требованиями безопасности (этому стоит уделить отдельное внимание, потому что электронный ресурс - это всегда риск утечки данных, поэтому информационная безопасность должна быть в приоритете);
  • текущим системным ландшафтом компании;
  • стратегией компании.

Шаг 4. Внедрить приложение. Даже если вы привлекаетеся подрядную организацию, которая специализируется на электронном документообороте, все равно нужно создать ответственную рабочую группу внутри коллектива.

Шаг 5. Интегрировать внутренние системы и сервисы с внешними. Если это планируется, то целесообразно сразу включить этот этап в процесс внедрения ЭДО. В зависимости от специфики деятельности компании, дополнительно может потребоваться регистрация в различных федеральных или региональных информационных системах и сервисах. Но можно сделать это и позже, по мере необходимости.

Шаг 5. Обучить персонал.

Шаг 6. Дорабатывать систему по мере использования.

Самые частые ошибки при переходе на ЭДО

Многие компании переходят на ЭДО, но не всегда это получается успешно. Рассмотрим распространенные ошибки и трудности.

Ошибка 1. Пытаться интегрировать сразу несколько новых бизнес-процессов. Для успешной реализации даже самой простой модернизации нужно детально проработать схему использования и постоянно контролировать процесс исполнения. Если какие-то бизнес-процессы внедряются параллельно, есть риск несогласований.

Ошибка 2. Не дать сотрудникам необходимое время для адаптации к нововведениям. Важно, чтобы производительность сохранилась на высоком уровне, поэтому лучше внедрять новую систему постепенно, начав с самых простых бизнес-процессов.

Ошибка 3. Не понимать целей и принципа работы систем электронного документооборота. Большинство пользователей считают, что ЭДО будет выполнять большую часть работы за них (это происходит как раз из-за того, что не различают автоматизацию и переход на ЭДО). Это затягивает процесс и не позволяет конечным потребителям облегчить труд и сэкономить время.

Когда появятся государственные стандарты для ЭДО

Сейчас законодательная база по переходу на электронный документооборот находится в стадии подготовки. С учетом всех факторов можно рассчитывать, что к концу 2021 года будут сформированы государственные стандарты ЭДО, а к концу 2022 года его можно будет внедрить в бизнес-процессы и оценить результаты использования.

Уже сейчас:

Правовое урегулирование ЭДО развивается, однако есть некоторые сдерживающие факторы. Например, в кадровом документообороте — в трудовом договоре должны быть физические подписи сторон. Поэтому полный переход на ЭДО во всех сферах пока невозможен.

Источник: РБК.Pro